Er hjemmekontoret kommet for å bli?

Da koronaen stengte ned landet, utløste pandemien et helt nytt regime for hvordan vi jobber. Den tvang frem nye måter å organisere arbeidshverdagen på.

Ifølge Statens arbeidsmiljøinstitutt (Stami) førte pandemien i løpet av kort tid til at 37 prosent av arbeidstakerne i EU måtte utføre jobben sin via fjernarbeid – i all hovedsak fra hjemmekontor ved hjelp av digitale verktøy. I de nordiske landene var andelen betydelig høyere, mellom 50 og 60 prosent.

I arbeidslivet har en etter hvert sett at fjernarbeid kan ha negative konsekvenser både for den enkelte arbeidstaker og for arbeidsplassen.

Mange arbeidstakere oppdaget raskt fordelene ved å jobbe hjemmefra. Men etter hvert som pandemien dro i langdrag, erfarte stadig flere at ikke alt var like bra med hjemmekontoret. I arbeidslivet har en etter hvert sett at fjernarbeid kan ha negative konsekvenser både for den enkelte arbeidstaker og for arbeidsplassen. I tillegg har hjemmekontoret reist en del juridiske utfordringer.

Økt bruk av hjemmekontor har ført til en individualisering av arbeidsmiljøet. Det betyr at den enkelte arbeidstakers hjemmesituasjon får større betydning. Familie- og bostedsforhold, teknisk tilgang og kompetanse vil innvirke på eget arbeidsmiljø.

 

En ny arbeidshverdag

Nå da pandemien er på retur, forventes det at færre utfører jobben sin på hjemmekontoret eller tilbringer en mindre andel av arbeidstiden der. Ikke desto mindre har pandemien fått øynene våre opp for mulighetene som ligger i fjernarbeid. Når folk søker etter jobb, er «hjemmekontor» et av de mest brukte søkeordene. Vi ønsker å jobbe mer hjemme, derom hersker det ingen tvil. Fjernarbeid og hjemmekontor er kommet for å bli.

Både den enkelte arbeidstaker, fagforeninger, arbeidsgiverorganisasjoner og myndigheter har tatt inn over seg den nye hverdagen. På alle nivåer jobbes det med å møte utfordringene som fjernarbeid har brakt med seg, samtidig som en prøver å ivareta de fordelene som er kommet frem under pandemien.

Når folk søker etter jobb, er «hjemmekontor» et av de mest brukte søkeordene.

I april i år sendte Arbeids- og sosialdepartementet ut på høring et forslag til endring av forskrift om arbeid i arbeidstakers hjem. Den eksisterende forskriften er fra 2002 og slår fast at arbeidsmiljøloven i hovedsak gjelder, med noen presiseringer og unntak. Men den tar utgangspunkt i hjemmekontoret som noe midlertidig og kortvarig.

Den er fra en helt annen verden og helt annen tid som ikke passer lenger. Det at pandemien har endret måten vi ønsker å arbeide på, har derfor utløst et behov for å justere forskriften slik at den dekker den nye realiteten. I det nye forslaget, som hadde høringsfrist i juli i år, er det imidlertid bare foretatt mindre justeringer.

 

Hvilket ansvar har arbeidsgiver?

KS er arbeidsgiver- og interesseorganisasjonen for kommunesektoren i Norge. Både på vegne av norske kommuner og som arbeidsgiver for rundt 250 egne ansatte har KS måttet forholde seg til den nye arbeidshverdagen.

I sitt høringssvar til forskriftsendringen oppfordrer KS til at partene i trepartssamarbeidet (det vil si stat, arbeidsgivere og arbeidstakere) bør starte arbeidet med utvikling av en ny forskrift med blanke ark. Arbeidsgiverorganisasjonen ønsker at både arbeidsgivers og arbeidstakers behov skal identifiseres, slik at regelverket blir «hensiktsmessig og balansert».

Inntil en ny forskrift foreligger, forholder KS seg avventende når det gjelder egne ansatte. Områdedirektør Lars Owe Kristiansen sier at dette må få gå seg til før en regulerer hjemmekontoret. KS forventer at oppgavene til organisasjonen blir løst, men utover det vil organisasjonen være fleksibel overfor ansatte som ønsker å jobbe hjemme.

– Jeg ser av andre parter i arbeidslivet, som en stor hovedorganisasjon som LO, naturlig nok ønsker at arbeidsgiver skal ha ansvar for mer av arbeidsplassen hjemme. Da snakker en om hjemmekontoret, men hva med andre steder – på hytten, på flyplassen, på en kafé? Men da er det jo ikke lenger egen bolig.

 

Avventer

Kristiansen understreker at dette et stort uregulert område som ikke noen har svaret på ennå. Måten KS som arbeidsgiver foreløpig tenker, er at kontoret er stedet der organisasjonen sørger for at alle krav er oppfylt. Og så har KS langt på vei valgt ikke å ta stilling til hvordan den nye normalen blir.

– Vi tror rett og slett at det er for tidlig. Vi må ha mer tid etter opphevelsene av restriksjoner til å se hvordan vi som arbeidsgiver og våre ansatte egentlig ønsker å ha det. På et allmøte for ikke lenge siden var den største beslutningen vi tok, ikke å ta en beslutning, forteller Kristiansen.

– Vi har egentlig vært veldig lite rigide og overlatt veldig mye til ledere og medarbeidere å finne ut av hva som er det beste.

Det betyr ikke at KS sier nei til hjemmekontor, men at nærmeste leder til en ansatt er den beste til å vurdere hvordan hjemmekontor skal håndteres. Poenget er at KS sine oppgaver må bli løst, og tilstedeværelsen på kontoret må være høy nok til at oppgaveløsingen blir optimal.

Kristiansen mener at en må være nok fysisk til stede, så nyansatte som ennå ikke har fått truffet kollegaene sine blir ivaretatt. Det er viktig med kompetanseutveksling, og å skape et sosialt liv på arbeidsplassen, slik at kollegaer blir kjent med hverandre.

– Om det er tre eller fire dager i uken – eller to – det vil variere. Vi har egentlig vært veldig lite rigide og overlatt veldig mye til ledere og medarbeidere å finne ut av hva som er det beste. For oss er det viktigste oppgaveløsingen til KS, sier han.

 

Erfaringer fra Sverige

Da den svenske tankesmien Arena Idé under et digitalt miniseminar tidligere i høst satte søkelyset på fjernarbeid, ble det presentert en rapport fra Myndigheten för arbetsmiljökunskap. Det er en statlig myndighet under det svenske Arbetsmarkadsdepartementet.

I rapporten er både utfordringer, risiko og fordeler med det som ble kalt den nye normalen, det vil si hjemmekontoret, blitt kartlagt og identifisert. Rapporten baserer seg på en gjennomgang av eksisterende litteratur og intervju med ledere og arbeidslivseksperter.

De risikomomentene som identifiseres i rapporten, er dels manglede ergonomisk tilpassede arbeidsplasser, som øker risikoen for skader i nakken, skuldrene og rygg, dels at arbeidstakerne blir mer stillesittende, dels vansker med å løse visse typer arbeidsoppgaver hjemmefra, arbeidsoppgaver som krever fysisk møte og samtaler, dels økt stress, og til slutt mindre sosial kontakt som kan føre til redusert samarbeid og dårligere lagarbeid. Det siste kan også redusere motivasjonen og arbeidslysten og i ytterste konsekvens føre til dårligere psyke og depresjon.

Det er vanskeligere å oppfatte en arbeidstakers helse og velvære i og med at det er lettere å gjemme seg bak et digitalt grensesnitt.

Andre utfordringer som rapporten peker på, er større avstand mellom ledere og medarbeidere – også til en viss grad mellom kolleger, som følge av økt brukt av digitale plattformer. Rapporten slår samtidig fast at de digitale møtene har fungert, men er ikke fullt ut en erstatning for fysiske møter. For eksempel er det vanskeligere å oppfatte en arbeidstakers helse og velvære i og med at det er lettere å gjemme seg bak et digitalt grensesnitt.

 

Grenser viskes ut

Også relasjonen mellom ledere og arbeidstakere forandres. Ifølge rapporten virker det som om det er lett å flytte en eksisterende relasjon til en digital plattform, mens det er betydelig vanskeligere å bygge en ny relasjon.

En av de store utfordringene ved hjemmearbeid er at grensen mellom arbeid og fritid viskes ut. Det kan resultere i at arbeidstiden reelt øker, men det kan også medføre det motsatte, at privatlivet trenger seg inn i arbeidslivet og i neste instans påvirker muligheten til å løse arbeidsoppgaver. Konsekvensene i begge tilfellene kan være økt stress.

En av de store utfordringene ved hjemmearbeid er at grensen mellom arbeid og fritid viskes ut.

Under presentasjonen av rapporten påpekte Johan Stenmark, analytiker ved Myndigheten för arbetsmiljökunskap, at i fremtiden, når hjemmekontoret blir frivillig og kombineres med arbeid på den vanlige arbeidsplassen, vil disse risikofaktorene sannsynligvis reduseres. Mer kompetanse er det viktigste tiltaket for å møte utfordringene ved økt bruk av hjemmekontor, ifølge Stenmark.

Nils Brede Moe, sjefforsker ved Sintef, leder en forskergruppe som gjennom hjemmekontoråret 2020 har studert dynamikken i team og mellom ledelse og ansatte i fem store nordiske selskap. Ifølge ham er det for mange uproblematisk å jobbe hjemmefra.

– Det er lite som tyder på at disse endringene blir reversert når vi vender tilbake til en mer normal arbeidssituasjon, uttaler Brede Moe til forskning.no.

Et av hovedfunnene til forskergruppen er at ledere som evner å gi slipp på kontroll og gjøre seg selv overflødige gjennom såkalt tjenende lederskap, er de som har taklet det siste året klart best. I motsatt ende finner en de som har fokus på kontroll og formelle prosesser. Denne gruppen har hatt en langt tøffere periode.

– Hjemmekontor fører heller ikke til at produktiviteten synker for den enkelte. Ofte er det motsatt, påpeker han.

 

Mye uavklart

Hjemmekontoret har brakt en del juridiske uklarheter til overflaten. Det gjelder for eksempel arbeidsgivers arbeidsmiljøansvar. Hvordan blir dette ansvaret når arbeidsgiver ikke har rådighet over arbeidstakers hjem? Eller på hytten, som Kristiansen trakk frem? Og hvordan skal eventuelt ansvaret fordeles? En konsekvens kan være at arbeidstakerens ansvar for eget arbeidsmiljø må tydeliggjøres. I forlengelse av dette må det også avklares hvordan yrkesskadeforsikringen skal tilpasses den nye hverdagen.

Hjemmekontoret har brakt en del juridiske uklarheter til overflaten.

Som nevnt innledningsvis, følger det også fordeler med fjernarbeid. Ifølge rapporten fra Myndigheten för arbetsmiljökunskap handler det først og fremst om redusert stress som følge av mindre pendling. Det å slippe å måtte pendle frigjør mer tid samtidig som en blir mer fristilt fra å passe tider for å nå buss, trikk, tog eller andre transportmidler.

Hjemmearbeid gir også mulighet til økt konsentrasjon ved at man kan jobbe i lengre bolker uten å bli forstyrret. Særlig de som arbeider i åpne kontorlandskap har sett dette som en positiv effekt. Utover dette gir hjemmekontor generelt større fleksibilitet i å kombinere arbeid og fritid.

 

Må verne arbeidstaker

Guro Vadstein, forbundssekretær i NTL, fagforbundet for ansatte i staten og virksomheter med statlig tilknytning, tror det blir en del mer arbeid fra hjemmekontoret i den nye arbeidshverdagen, men hun tror ikke det blir for alle.

– Foreløpig er det veldig mye som ikke er regulert. Dagens forskrift regulerer for eksempel bare arbeid i arbeidstakers hjem, men ikke arbeid på hytten eller på en kaffebar, sier Vadstein.

– Forskriften setter til side mange av de viktigste bestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Det er vårt hovedinnspill til den nye forskriften, at en også må være godt vernet på hjemmekontoret.

– Det vil bli en viktig utfordring fremover å faktisk få så gode arbeidsplasser at folk kan være på kontoret.

Hun viser til at arbeidsgiversiden gjerne peker på at det er vanskelig å ha ansvar når folk jobber hjemme – og erkjenner samtidig at det vil måtte være noen begrensninger. Det er jo ikke slik at en arbeidsgiver kan ta seg inn hjemme hos en arbeidstaker og sjekke uten samtykke. Ikke desto mindre er det mye en arbeidsgiver kan gjøre for å påvirke arbeidsmiljøet ved hjemmekontoret, enten det gjelder utstyr eller oppfølging.

– Hvis en arbeidsgiver vurderer at de ikke kan ta nok ansvar og at det ikke blir godt nok arbeidsmiljø, da er det et ganske godt argument for å si at ikke er greit med hjemmekontor, bemerker Vadstein.

 

Gode arbeidsplasser

For henne handler det også om i utgangspunktet å skape gode arbeidsforhold på arbeidsplassen. Når arbeidstakere tvinges over i åpne landskap med støyproblemer på arbeidsplassen, eller når det er underdekning av kontorplasser, kan det bidra til at ansatte heller velger hjemmekontor.

– Det vil bli en viktig utfordring fremover å faktisk få så gode arbeidsplasser at folk kan være på kontoret. Jeg tror at flere vil ønske seg hjemmekontor fordi kontorlokalene ikke er så egnet for å gjøre jobben. For å være attraktive virksomheter, blir de nødt til å stille med gode lokaler.

Vadstein trekker frem at mange bor slik at det å ha hjemmekontor vil være en dårlig løsning. Det kan skyldes plassmangel, at bolig ikke egner seg for hjemmekontor eller andre årsaker – og det kan ikke være slik at ansatte skal stille sin egen bolig til disposisjon for arbeidsgiver fordi arbeidsgiver ikke har prioritert gode nok arbeidslokaler.

For Vadstein er det viktig at arbeidstaker ikke sier ja til hjemmekontor hvis det betyr at han eller hun overtar mye av ansvaret for arbeidsplassen hjemme. Hun mener at partene i arbeidslivet må sette en fot i bakken og først få på plass bedre regler, både i lovverket med tanke på yrkesskadeforsikring, i forskriften og i tariffavtaler for å regulere dette.