7 prinsipper for tillitsbasert digitalisering 

Norge ligger høyt på OECDs oversikt over Europas mest digitaliserte land. Likevel vil offentlig sektor stå overfor en omfattende digital omstilling de nærmeste årene.

Det ser ikke helt lyst ut. Så langt er erfaringene ikke så positivt når det gjelder store IT-prosjekter i offentlig sektor. Dagens forvaltningsmodell er lite egnet til å stimulere digitalisering som gir reell omstilling, bedre tjenester og bidrar til å løse oppgaver for felleskapet.

Mange digitaliseringsprosjekter forankres høyt oppe i organisasjonen, det tenkes for stort, og målet er å lage systemer som skal passe for alle, noe som i praksis er umulig

Mange digitaliseringsprosjekter forankres høyt oppe i organisasjonen, det tenkes for stort, og målet er å lage systemer som skal passe for alle, noe som i praksis er umulig. Dessuten blir digitalisering altfor ofte redusert til et spørsmål om effektivisering, det vil si gjøre det samme litt raskere, istedenfor å bruke fordelene og mulighetene teknologien gir oss til å endre måten vi jobber på.

Derfor må vi endre metode. Men hva skal til for å lykkes?

I et notat fra Tankesmien Agenda lanserer vi sju punkter som kan hjelpe offentlig sektor på vei:

1. Respektere og styrke ansattes plikt og rett til medbestemmelse

   Involvering av tillitsvalgte og ansatte er avgjørende både for å forstå helheten, forankre endringer, og sørge for oppdatert kunnskap om behovene. Medbestemmelse er forankret i flere sentrale avtaler og lovverk, som Hovedavtalen og Arbeidsmiljøloven. Hovedregelen er at arbeidsgiver har plikt og tillitsvalgte rett til informasjon og drøfting om omlegginger av betydning for arbeidstakerne og deres arbeidsforhold. Denne dialogen må styrkes.

2. Starte med samfunnsoppdraget

   Mens det i dag legger stor vekt på effektiviseringsgevinster, må digitaliseringsprosjekter i offentlig sektor i større grad også ta utgangspunkt i samfunnsoppdraget: hvilke kjerneoppgaver har det offentlige overfor sine innbyggere, og hvordan kan de løses bedre og mer effektivt ved hjelp av digitalisering?

3. Benytte domenekunnskap

   Prosjektene må starte nedenfra, nærest mulig de som har det IT-konsulentene kaller «domenekunnskap», folk som kjenner hverdagen, arbeidsprosessene og behovene. Digitaliseringsprosjekter bør derfor ha likeverdig deltakelse mellom domenekunnskap, og fageksperter (teknologi og design).

4. Forankre ansvaret

   Når direktorater eller tilsvarende organer utreder, bestiller og styrer it-prosjekter kan man spørre seg om ikke det utfordrer den demokratiske legitimiteten både oppover (til departement/Statsråd) og nedover (til kommunenivå). En tilgrensende utfordring er at digitaliseringsprosjekter i offentlig sektor i stor grad følger sektor- og departementsinndelingene. Dette til tross for at flere sektorer kan stå overfor samme «oppgavebeskrivelse» og selv om det legges opp til at tjenestene skal være såkalt «sømløse» for innbyggerne. Dette kan løses dersom staten tar en mer tilretteleggende rolle i digitaliseringsprosjekter, og primært sørger for nødvendig infrastruktur for trygg og sikker deling av data mellom ulike systemer. Utvikling av gode datasystemer på enkeltområder kan delegeres helt ned til kommunenivå.

5. Digitalisering etter lego-prinsippet

   Når store prosjekter havner hos en enkelt leverandør, eller prosjektet går ut på å bygge en felles programvare som alle skal bruke, øker det sårbarheten og avhengigheten. Samtidig øker faren for at en standardløsning skal passe for en lang rekke behov og rutiner som er forskjellige. En alternativ framgangsmåte ville være at det utvikles flere mindre systemer der data behandles, lagres og forvaltes lokalt (for eksempel i en skytjeneste) og formidles ved behov. Det offentliges hovedansvar vil dermed ikke være å lage et system som alle kommunene skal bruke, men isteden sørge for at det lages en sikker, autorisert infrastruktur med flere domene-eiere, og der deling av data skjer ved bruk av åpne API-er. Vi kan kanskje kalle det å bygge etter lego-prinsippet.

6. Tenke lite nok

   En smidig tilnærming innebærer at det planlegges for mange små leveranser, og at kvaliteten sikres gjennom brukertesting og tilbakemeldinger. Det er en kontinuerlig prøving og utbedring som skal til for å finne fram til de riktige løsningene. Det innebærer at det er vanskelig å ta for mange beslutninger om prosjektet i et anbud, beskrive leveransene konkret i forkant og ikke minst gi en riktig prissetting av prosjektet. Det ligger i selve denne arbeidsmåtens natur at endringer må kunne foretas raskt og nye tjenester legges ned dersom de viser seg å fungere dårlig. Styrken i smidig metode ligger nettopp i fleksibiliteten, som er lite forenelig med prosjekter som utredes i detalj i stortingsmeldinger og rapporter.

7. Nye kontraktsformer

   Statens standardkontrakter er et trygt valg for å sikre at Lov om offentlige anskaffelser overholdes. Smidig metode innebærer imidlertid at man ikke kan binde seg i forkant til en detaljspesifisering av hva som skal gjøres, men foretar en løpende og aktiv prioritering av arbeidsoppgaver. Det kan gjøre det krevende å skulle sette opp en fastpriskontrakt kalkulert på grunnlag av hvilke systemkomponenter som skal leveres. En smidig tilnærming innebærer at leveransene skal defineres og prioriteres underveis. Derfor er det behov for større fleksibilitet i organiseringen og bestillingen av komplekse digitaliseringsprosjekter. Det må utvikles kontraktsformer som tilgodeser dette behovet på en langt bedre måte enn dagens standardkontrakter.

Digitalisering gjort riktig kan gi omstilling til å løse behov på nye og bedre måter, såkalt digital transformasjon, og dermed bidra til å løse viktige samfunnsutfordringer. Det skal vi få til. Da kreves imidlertid en kraftig snuoperasjon.